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永远别把时间浪费在钻牛角尖上

www.eastvalue.cn 更新时间:2013-3-16 新闻来源:
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  身兼企管顧问、专栏作家等多项职务的彼得.布雷格曼,体会到「没时间做完所有事」这个事实,他认为,惟有专心做好自己认为重要的事,才能看到人生的美好。

  撰文‧蔡曜莲

  时光一逝永不回,如何妥善管理时间,是许多人永远的课题。企管顧问专家彼得.布雷格曼(Peter Bregman)以往也曾困扰于,他决定要做某件事,结果一天当中花了许多时间做了其他十件事,才赫然发现,最初想要完成的那件事,早被遗忘了。

  为了提升自己的工作效率,布雷格曼第一个想到的方法,也和多数人相同,到书店找有关时间管理的书来学习。但他广泛阅读后却发现,市面上竟没有任何一本书可以满足他的需求。

  「所有时间管理的书都受同一套迷思影响,就是:只要你够努力,就可以完成所有事;如果你找到对的方法,如果你适当地分类事情,就可以完成所有事。」布雷格曼说:「这不是真的。因为有太多事要完成,而你不可能完成所有的事。」在这种情况下,「我们必须有策略地选择如何分配时间,但更重要的是,排列事情的轻重缓急,决定自己『不要』做什么,才会有更多的时间与精神,投注在那些真正有意义的事情上。」

  找到最重要的五件事

  正因为自己以前对时间管理有非常大的障碍,让布雷格曼动念写一本时间管理书,他笑说:「我不是过着完美生活的时间管理大师,下凡训诲各位执迷不悟的凡夫俗子。」相反的,他是自己一边实践,一边从错误中修正,才体悟出「关键十八分钟」的理论,以及列清单的方法。

  所谓的「关键十八分钟」,指的是一天只要花十八分钟,就能事半功倍。他每天早上花五分钟,拟定当天的计画;之后每一小时花一分钟,检视刚刚自己的表现;晚上再花五分钟,自省一整天的生活。

  计画要怎么订?一年之计在于春,现在正是订定计画的良机。布雷格曼建议大家在一年之初,列下五件最想要完成的事,而这五件事就是往后每天生活的基础,每天专心地把时间投入其中。

  他的方式是在纸上画下六个箱子,前五个箱子各装一件重要的事,然后将所有难归类又无法逃避的生活琐事,统统扫进第六个箱子。至于目前他这五个箱子的内容,分别是服务现有客户、开发未来的客户、写作及演讲、与家人和朋友相处、做些有趣的事并照顾好自己。这些箱子占了生活中九五%的时间,最后一个箱子则是付帐单、买新印表机等其他杂事,只花五%的时间。

  有时,计画会赶不上变化,一旦出现任何新增的工作,布雷格曼会先思考这份工作应该被丢进哪个箱子里。实行这方法几天之后,他就发现,几乎大部分的事情都会被放到第六个箱子。有了清楚的界线,他就能把时间花在对他最重要的五件事上,不再为了琐事忙到焦头烂额。

  接下来,就是回头看先前的时间是否过得有意义。检讨自己并不意味着自我打击,重点是要检视过去这一小时,以及过去的这一天,但不必鞭笞自己的过错。 「我从来不会对自己说,你一事无成」。那是另一种形式的浪费时间。 「不要打击自己,不要陷入自我否定,如果你犯了错,承认它、注意它,下一个小时做出不一样的选择。」检讨的标准也不必太严格。布雷格曼不认为凡事要追求完美,「与其空想完美,不如做些实际有用的事」。十八分钟的意义在于让你发现自己做不好的地方,「永远不要浪费时间钻牛角尖,想着自己为什么失败。」许多人订计画却总是无疾而终。遇到这种状况,问题恐怕不是​​时间管理,而是出自内心。这时候不要质问自己为什么半途而废,而是问自己:是不是真心喜爱这件事?

  如果答案是肯定的,请再度拿起行事历,实际花时间去做,一个小时两个小时,一周两周,只要专注地投入时间,最终你会战胜心底潜藏的不安,完成所有事。

  「犹太教里有个说法:每件事都是上天恩赐。你起床、睡觉、吃饭,甚至能自己上厕所,都值得感谢老天爷。因为有些人已经失去了独自处理生活起居的能力,而我们还能健康生活。十八分钟最好的一点就是,晚上当我一个人,回顾一整天的生活,想到那些美好的时刻,我真心感激。」十八分钟的关键并不在于过有效率的生活,而是过一种值得回味的生活。

  把过程当作计画目标

  订定计画还有一个诀窍,就是「不要为自己设定一个最终目标」。布雷格曼解释说,我们太常设定目标,而且我们几乎以为,只要设定目标,事情就会水到渠成,但这种事不会发生,事情不会自然完成。

  当我们设定一个目标,往往会为了完成最终目标,而忽略了其间最应该被注意的事。 「举例来说,一位原本一年业绩只有个位数的业务员如果设定目标:今年要做到业绩百万美元。对他来说,要达到那样的目标相当困难。设定了超出自己能力太多的目标,除了容易半途而废外,许多研究也指出,太过强调成果,往往提高人们说谎作弊的机率。」事实上,要达到同样的目的,有另一个更好的方法,就是重视过程更甚于目标。这位业务员不要设定业绩目标是百万美元,而是改成「每天联络十位客户」,相形之下,不仅难度较低,而且掌控权在自己手上。

  又如亲子关系,设定目标为「达到亲密的亲子关系」,与聚焦在过程的「每周花多少时间和孩子相处」并不一样。如果只想着要和孩子有好的关系,可能导致父母乱买糖果给孩子或过分溺爱的行为,无力施行适当的管教。明明是费尽心思地经营亲子关系,却比不经营还糟。 「不如把目标设定为每周多少时间陪小孩,心思专注在小孩身上就好,就像人生中其他的挑战一样,如此一来,达到目标的机会会高出许多。」当我们越洋专访布雷格曼时,在他回答的间隙,常可以听到他的喘气声。他笑着说:「我正在度假。我一边接受访问,一边爬山。我知道这通电话一定得完成。但我想,与其待在房间里等电话,我不如戴上耳机,穿上雪靴,一边爬山一边和你们说话。」与其懊恼度假仍被打扰,或延后工作,不如积极思考让工作与志趣结合,丝毫不浪费时间。陪家人共同享受山顶美景的同时,也完成了工作,正是时间管理的最高境界。

  彼得.布雷格曼

  (Peter Bregman)现职:布雷格曼公司执行长、专栏作家

  经历:合益集团、Accenture等公司企管顧问学历:哥伦比亚大学企管硕士

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